– En tillförlitlig hantering är viktig ur ett ekonomiskt perspektiv. Men det är också en rättvisefråga. Alla föreningar får ju inte ja på sina ansökningar.
Det säger Jan-Olof Blomster (L). Han är ordförande i Kommunrevisorerna, som beställde den externa granskningen efter att kulturnämnden lyft frågan.
Nämndens hyresbidrag till Islamiska kulturföreningen gav i höstas upphov till en politisk träta om hur säkert och rättvist bidragssystemet egentligen är.
Granskningen är gjord av revisionsföretaget PWC och gäller räkenskapsåret 2017. En lång rad kontrollmål har nagelfarits – med ett för kommunen nedlåtande resultat.
Inte något mål uppfylls.
– Det är förvånande. Åtminstone något kontrollmål brukar vara helt uppfyllt, säger Jan-Olof Blomster.
PWC:s slutsats är att ingen kommunal nämnd som handskas med föreningsbidrag gör det på ett sätt som garanterar tillräckligt intern kontroll.
Granskningen har haft fokus på hyresbidrag.
– Men slutsatsen man kan dra är att resultatet gäller all bidragshantering, tycker Kommunrevisorernas ordförande.
2015–2018 betalade kommunen ut totalt 42,5 miljoner kronor i föreningsstöd av olika slag.
Det visar KK:s egen genomgång av intern redovisning och beslutsprotokoll från kommunstyrelsen, service- och tekniknämnden, kulturnämnden, socialnämnden och vård- och omsorgsnämnden.
Årligen rör det sig om cirka tio miljoner kronor till stöd för ett brett och aktivt föreningsliv.
[fakta nr="1"]
Hanteringen av bidrag styrs ytterst av ett övergripande anvisningsdokument som kommunfullmäktige godkänt. Grundkravet för bidrag är lika för alla föreningar. Oavsett verksamhet ska föreningen vara godkänd som juridisk person, registrerad och verksam i kommunen. Några undantag finns.
Utifrån styrdokumentet har fyra av de fem nämnderna tagit fram egna riktlinjer.
För att bidrag ska beviljas till löpande verksamheter och insatser samt lokalkostnader ställer nämnderna tydliga redovisningskrav. Dessa är i princip identiska från nämnd till nämnd och är en central del av nämndernas regelverk.
Villkoren ålägger föreningarna att årligen redovisa verksamhetsberättelse, verksamhetsplan, resultat- och balansräkning, revisionsberättelse och årsmötesprotokoll.
Riktlinjerna följs till övervägande del, bedömer PWC. Problemet är att nämnderna saknar dokumenterade rutiner för bidragshanteringen.
Därmed ökar risken för att ansökningar som inte uppfyller villkoren för bidrag slinker igenom.
Granskningen saknar belägg för att föreningar fått bidrag de inte haft rätt till. Men bland de 14 stickprover som PWC gjort finns flera exempel där ansökningar som inte helt uppfyller bidragsvillkoren ändå har beviljats och betalats ut.
Två ansökningar till vård- och omsorgsnämnden saknade såväl ifylld blankett som verksamhetsbilagor. Av nämndbeslutet framgick bara de utbetalda summorna.
I fyra stickprov hos nämnderna saknades verksamhetsplan. Tre saknade revisionsberättelse. Två saknade årsmötesprotokoll.
Bristerna i rutinerna visar sig både i handläggningen av ansökningar och i efterkontrollen, enligt PWC. Till exempel görs ingen kontroll av att pengarna helt säkert når rätt mottagare.
Nämnderna har enligt granskningen en viss uppsikt på ansökningarna och hur bidragen använts genom dialoger med föreningarna. Men hur noggrann denna koll är, kan PWC inte bedöma. Dialogerna dokumenteras inte.
Endast en nämnd – kulturnämnden – bedöms ha en struktur för att utvärdera och stickprovskontrollera sina bidragsbeslut. Kulturnämnden är också ensam om att ha inkluderat föreningsbidrag som ett eget område i den interna kontrollplanen.
Kommunstyrelsen ska vara garant för att reglerna följs och kontrollen är pålitlig. Men inte heller den hanterar föreningsbidrag på ett tillräckligt säkert sätt.
I kommunens budget avsätts årligen medel till förfogande, en pott som 2019 uppgår till tre miljoner kronor. Ur den kan föreningar söka stöd av kommunstyrelsen till arrangemang och oförutsedda utgifter som inte omfattas av ordinarie grund- eller verksamhetsbidrag.
Bidrag upp till 50 000 kronor beslutas av ordförande Göran Dahlström (S) eller hans ersättare, större summor av nämnden.
KK:s genomgång av alla beviljade bidrag 2015–2018 visar att föreningslivet fick 7,5 miljoner kronor av kommunstyrelsen. Då har vi inte räknat med de oförutsedda bidrag som ur potten gick till verksamheter och arrangemang som är helt eller delvis kommunala.
Till skillnad mot övriga nämnder saknar kommunstyrelsen egna skriftliga riktlinjer för bidrag. Detta har flera gånger kritiserats hårt från oppositionshåll. Joha Frondelius (KD) har efterlyst sådan tydlig rutin och kontroll som revisorerna nu rekommenderar.
– Folk vill bo i en kommun där det är ordning och reda. Då är det inte förtroendeingivande att kommunstyrelsen som är högst ansvarig är den nämnd som minst tittar på det den har ansvaret för. Och finns det föreningar som behöver lyftas men blir undanträngda i hanteringen är denna rapport verkligen alarmerande, säger Frondelius.
Göran Dahlström vidhåller sin uppfattning att kommunstyrelsens nuvarande bidragssystem fungerar bra just tack vare att det är flexibelt.
– Det hanteras med full insyn och handläggning enligt konstens alla regler. Men rutinerna ska skrivas ner och klargöras. Det ingår som ett särskilt förvaltningsuppdrag i budget.
Revisorernas föreslagna åtgärder för förbättrad hantering, översyn, kontroll och uppföljning gäller samtliga nämnder. En punkt gäller specifikt kommunstyrelsen.
De flesta bidragsansökningarna koordinerades tidigare av kommunens föreningskonsulent, nu av Föreningsservice. Ansökningarna till kommunstyrelsen går dock direkt till Gröna kulle.
Risken finns därmed att en förening kan få bidrag från två håll, bedömer revisorerna.
– Det är klart att det uppfattas som en risk. De kan ju inte veta att det tas muntliga kontakter. Men det ska skrivas ner så att det blir rättssäkert, säger Dahlström.
Granskningsrapporten med revisorernas rekommendationer om åtgärder är nu ute på remiss hos berörda nämnder.
– Nu får de ge sina synpunkter på den så får vi se hur det blir aktuellt att gå vidare, säger Jan-Olof Blomster.