Han arbetar i kommunförvaltningen, var på väg till ett möte och såg lite bekymrad ut – mötet skulle ta tre timmar. Jag höjde på ögonbrynen. "Jag vet", sa han och berättade om problemen med sådana upplägg.
Vetskapen om det kommande långa sammanträdet gör att väldigt många frågor som hade kunnat redas ut vid kortare interaktioner hänskjuts dit: "Vi tar det på mötet". Förutom att vara mentalt ansträngande blir mötet ineffektivt och till stor del irrelevant. Var och en deltar i egentlig mening på bara, säg, 20 procent av sammanträdet och har en statistroll under den övriga mötestiden.
Detta är bara ett exempel,men signalerna från många arbetsplatser i den offentliga sektorn ger en samstämmig bild: Det är för många och för långa möten.
I enskilda fall kan det bero på dålig planering. Men på ett övergripande plan måste det ha djupare förklaringar. Kan arbetet i allt för stor utsträckning vara fokuserat på rutiner, processer och inte helt meningsfulla utvärderingar?
I Eskilstuna tycks det i alla fall finnas en medvetenhet om problemet:
– Vi är oroade över den administrationssjuka som brett ut sig. Det finns en hysterisk möteskultur.
Det sa kommunstyrelsens ordförande Jimmy Jansson (S) för ett par veckor sedan, i samband med presentationen av majoritetsförklaringen. I den finns en punkt om en genomlysning av kommunkoncernen för att minska administrationen.
Det är bra. Problemet är bara att administrationssjukan och den hysteriska möteskulturen inte är ett virus som kommit utifrån, utan ytterst är ett resultat av politiska beslut. Varje mål som politiker sätter upp och varje uppdrag som de ger till kommunorganisationen kan förefalla motiverat. Men sammantaget kan de skapa en betungande byråkrati, som splittrar och urholkar yrkesrollen, och sliter på medarbetarna.
Betecknande nog ser jag sådana inslag i samma majoritetsförklaring som är tänkt att minska administrationen. Ett exempel är löftet om att införa en modell ”där varje elev, skola och förälder enas om ett kontrakt om vad som gäller i undervisningen, på skolan och i hemmet för att hjälpa eleven att klara målet”. Kontraktet ska följas upp kontinuerligt.
Vissa ser ett förtydligande av den uppföljning som redan finns. Jag ser nya administrativa moment, som framtagande av instruktioner, kontraktsmall, avstämning mot den och en rad möten, där allt ska utföras av befintlig förvaltningsledning, rektorer och lärare.
Det fanns en tid då Eskilstuna tillhörde de kommuner som i princip saknade mätbara mål i sin verksamhet. Denna ledarsida kritiserade det. Men frågan är om det inte har slagit över i den andra ytterligheten – för många mål vars relevans för verksamheten inte är helt klara.
Kommunens årsplan anger många viktiga mål som andelen godkända elever i grundskolan och minskning av koldioxidutsläpp. Men så finns där även sådant här: ”Andel verksamhets- och stödprocesser med syfte, processmål och styrkort formulerade” ska uppgå till 90 procent i år, vilket tydligen innebär en ökning från 34 procent 2016. Andelen av dessa processer som ska ha nått steg åtta i tiostegsmodellen ska i sin tur vara 70 procent.
Någon som vet vaddetta betyder tycker uppenbarligen att det är viktigt att målsätta, mäta och skriva ner i en årsplan. För den som vill städa i administrationen bör det inte vara lika självklart.